لا تكتفِ بالقراءة.
درّب ذاكرتك.

١الحاجة إلى الإدارة

تحتاج المنظمة إلى الإدارة مهما اختلفت:

• شكل الملكية.
• طبيعة العمل.
• حجم المنظمة.

سبب الحاجة: وجود هدف وعمل جماعي وموارد يتطلب تنسيق الأشخاص والجهود وتحديد من يفعل ماذا ومتى.

٢عناصر الإنتاج الستة

لا تبدّل قائمة المقرر بقائمة من مرجع آخر. في هذا العرض المعلومات والإدارة عنصران غير ماديين، والعاملون ضمن تصنيف الكتاب للعناصر المادية.

٣مهام الإدارة في المنظمة

1. تحديد الأهداف مسبقًا.
2. توفير عناصر الإنتاج اللازمة.
3. وضع الموظف في العمل المناسب لمؤهلاته وخبرته وقدرته.
4. اتخاذ القرارات للوصول إلى الأهداف بأقل ما يمكن من مال ووقت وجهد.
5. تنسيق الجهود والموارد ومتابعة التنفيذ.

عبارة الكتاب: “To put the right man in the right place.” معناها مواءمة العامل مع الوظيفة الملائمة.

٤الكفاءة والفعالية

مصنع حقق هدفه لكنه أهدر موارد: فعّال، قليل الكفاءة. ومصنع استخدم الموارد باقتصاد لكنه لم يبلغ الهدف: كفؤ نسبيًا، غير فعّال. النجاح يجمعهما.

لا تخلط: «تحقيق الهدف» فعالية، و«حسن استخدام الموارد» كفاءة.

٥ما يعمله المدير لتحقيق الكفاءة والفعالية

• حسن استغلال الموارد المادية.
• تحفيز العاملين والتنسيق بينهم وإزالة الاحتكاك والتضارب والازدواجية.
• وضع معايير محددة لقياس الأداء.
• التحقق من مدى تحقيق الأهداف واكتشاف الانحرافات.
• اتخاذ إجراءات تصحيحية ومتابعة ملاءمتها.
• مكافأة الكفء ومحاسبة المهمل وفق أسلوب المؤسسة والمقرر.

٦مظاهر غياب الإدارة الناجحة: ستة

1. الاستهانة بالمنافسين.
2. الاقتراض دون خطة سداد.
3. التوسع بلا خبرة أو دراسة كافية، أو إهمال السجلات الدقيقة.
4. سوء اختيار العاملين أو توزيعهم.
5. سوء إدارة الائتمان والديون والتحصيل والسداد.
6. عدم مواكبة التطورات الحديثة.

٧استعمالات كلمة «الإدارة»: أربعة

1. عملية أو ممارسة: تنسيق موارد لتحقيق أهداف.
2. مستوى من الأفراد: الإدارة العليا أو الوسطى.
3. وحدة تنظيمية: إدارة المبيعات أو الإنتاج أو المخازن.
4. نواحٍ فنية وإجرائية: أعمال الوحدة اليومية مثل الاستلام والفحص والتسجيل.

«إدارة المخازن» قد تعني القسم، بينما «أعمال إدارة المخازن» تعني الإجراءات اليومية.

٨لماذا تتعدد مفاهيم وتعريفات الإدارة؟

1. الإدارة علم تطبيقي تبرز فيه الممارسة والعمل.
2. هي من العلوم الاجتماعية؛ لأن الإنسان وسلوكه عنصر أساسي.
3. متعددة المصادر والتخصصات، وتستفيد من علوم مختلفة.
4. تتأثر بالظروف والموقف المحلي؛ فلا تناسب طريقة واحدة كل المنظمات.

٩الإدارة قديمة والدراسة الحديثة جديدة

ظهرت الممارسات الإدارية منذ تكوّن الجماعات البشرية؛ أما دراسة الإدارة مجالًا حديثًا منظمًا والاهتمام بالكفاءة والإنتاجية فبرزا خصوصًا منذ بدايات القرن العشرين.

الاتجاه الحديث: بلوغ هدف محدد مع أحسن استغلال للموارد وتقليل الهدر في المال والوقت والجهد.

١٠الموارد في الاتجاه الحديث

1. العنصر البشري.
2. العنصر المادي.
3. العنصر المالي.
4. المعلومات والأفكار والأنظمة والتعليمات.
5. الوقت المتاح لإنجاز المهمة.

الوقت مورد محدود؛ إذا مضى لا يُستعاد.

١١أسماء العلماء: من ركّز على ماذا؟

احفظ أسماء العلماء والصياغة المطلوبة من الصفحة إذا كان الدكتور يطلبها حرفيًا؛ الجدول هنا مفتاح للتفريق والتذكر.

١٢ست نواحٍ للتعريف الجيد للإدارة

1. جماعة أو منظمة.
2. هدف أو نتائج مقصودة.
3. تنظيم أعمال الآخرين ومساعدتهم على التنفيذ.
4. معلومات مناسبة لاتخاذ القرار.
5. اتصال يوصل المعلومات لمن يحتاجها في الوقت المناسب.
6. متابعة ورقابة وتصحيح للانحرافات.

١٣من هو المدير؟ وما مستوياته؟

المدير ينسق عمل أشخاص آخرين ويوجههم نحو الأهداف. أما العامل التنفيذي أو المشغّل فينجز العمل المسند إليه مباشرة. قد ينفذ المدير بعض المهام أيضًا، لكن مسؤوليته عن عمل الآخرين ونتائج الفريق تميّزه.

1. الإدارة العليا: الاتجاه والأهداف العامة ومسؤولية المنظمة.
2. الإدارة الوسطى: توصل التوجهات العامة بالتنفيذ وتنسق الوحدات.
3. الإدارة الدنيا: تشرف مباشرة على العاملين والأعمال اليومية.

١٤مهارات المدير حسب المستوى

هذا هو تركيز شكل الكتاب، لا يعني أن المدير لا يحتاج إلى المهارات الأخرى.

١٥الإدارة علم وفن وممارسة مهنية

• علم: معرفة ومفاهيم ونظريات تساعد على الفهم والتحليل؛ وهي اجتماعية تطبيقية لتأثرها بالبشر.
• فن: مهارة تطبيق المعرفة والتقدير الملائم للموقف والناس والموارد.
• ممارسة مهنية: مسؤوليات ومهام ومهارات ومعارف وأخلاقيات في العمل.

العلم يقدّم المعرفة؛ والفن يحسن تطبيقها في موقف واقعي.

١٦وظائف العملية الإدارية الأربع

1. التخطيط: تحديد الأهداف مسبقًا واختيار ما يلزم لها واستشراف التغيرات.
2. التنظيم: ترتيب العلاقات والمسؤوليات والوظائف والموارد وتحديد من يعمل ماذا.
3. التوجيه: قيادة العاملين وتوضيح المطلوب وتحفيزهم والتواصل معهم.
4. الرقابة: مقارنة الأداء بالمعيار، كشف الانحراف وتحليله وتصحيحه.

أنواع التخطيط: استراتيجي (العليا)، تكتيكي (الوسطى)، تنفيذي/تشغيلي (الأقسام والعاملون).

التخطيط ← التنظيم والتوجيه ← الرقابة ← تغذية راجعة وتعديل.

لا تضف التنسيق أو التوظيف أو اتخاذ القرار وظيفة خامسة في جواب هذا الفصل؛ اعتمد الأربع المطلوبة هنا.

١٧الفرق بين شمولية الإدارة وعموميتها

١٨مشكلة الوكالة وتكاليفها

• الأصيل: صاحب الحق أو المالك الذي يفوّض.
• الوكيل: المدير الذي يدير نيابة عن الأصيل.
• قد تختلف المصلحة، وقد يصعب على الأصيل متابعة كل قرار.
• الرقابة والتقارير والمتابعة تقلل عدم الاطمئنان، لكنها تكلف وقتًا ومالًا وجهدًا؛ وهي تكاليف المراقبة والمتابعة في عرض الكتاب.

احفظ العلاقة: تفويض + اختلاف محتمل بالمصالح + صعوبة متابعة + تكاليف مراقبة.

١٩مجالات تطبيق الإدارة الخمسة

1. الإدارة العامة (Public Administration): القطاع العام وتنفيذ السياسات والخدمات.
2. إدارة الأعمال (Business Administration): الشركات والمشروعات الخاصة.
3. إدارة المنظمات غير الربحية: منظمات ليست غايتها الأساسية توزيع الربح على مالكيها.
4. إدارة المعرفة: تحصيل المعرفة وحفظها وتنظيمها ومشاركتها.
5. نظم المعلومات الإدارية (MIS): نظم وتقنية توفر معلومات تدعم العمل والقرار.

إدارة المعرفة تركز على المعرفة نفسها؛ وMIS تركز على نظام إتاحة المعلومات.

٢٠الفروق السبعة: الإدارة العامة وإدارة الأعمال

٢١العلوم والمجالات المرتبطة بالإدارة: سبعة

1. علم الاجتماع (Sociology): الجماعات والعلاقات والقيم والتنظيم الاجتماعي.
2. علم النفس (Psychology): سلوك الفرد ودوافعه وتعلمه.
3. العلوم الطبيعية والرياضية: القياس والتحليل والإحصاء والرياضيات؛ ومنها بحوث العمليات.
4. القانون (Law): الحقوق والعلاقات والالتزامات والقواعد.
5. الأخلاق (Ethics & Morals): المسؤولية والأمانة والتعامل المنصف.
6. الاقتصاد (Economics): الموارد المحدودة والإنتاج والتوزيع والاختيار والتكلفة.
7. تكنولوجيا المعرفة والمعلومات (KT/IT): نظم وتقنيات المعلومات والاتصال.

٢٢مداخل ومدارس الإدارة

• المدخل الكلاسيكي: الإدارة العلمية/الكمية، ومدرسة البيروقراطية.
• المدخل السلوكي: حركة العلاقات الإنسانية.
• المدخل المعاصر: مدرسة علم الإدارة (الكمية)، مدرسة النظم، المدرسة الظرفية/الموقفية، الإدارة بالأهداف، الإدارة اليابانية.

مفتاح الفهم: الكلاسيكي يهتم ببناء العمل والكفاءة؛ السلوكي بالإنسان والعلاقات؛ والمعاصر بالنظام والبيئة والبيانات والأهداف وملاءمة الأسلوب للموقف.

٢٣دور الإدارة في التنمية

• توجيه الموارد إلى أولويات التنمية.
• تنسيق جهود المؤسسات والقطاعات.
• متابعة تنفيذ الخطط لا الاكتفاء بإعلانها.
• تطوير العاملين ومهاراتهم وأساليب عملهم.
• استخدام المعرفة والمعلومات والتقنية في القرار.
• التكيف مع التغير والاستفادة من الخبرة.

التنمية المستدامة تنظر إلى استمرار المنفعة مع الزمن. التقنية وحدها لا تكفي؛ المهم استخدامها في القرار والتنفيذ.

٢٤تحديات الإدارة المعاصرة: سبعة

1. العولمة: اتساع التعامل والمنافسة عبر الأسواق والدول.
2. النوعية والإنتاجية: تحسين الجودة والإنتاجية وكفاءة العمليات.
3. أخلاقيات العمل والمسؤولية الاجتماعية: مراعاة أثر القرارات والالتزام والنزاهة.
4. تنوع قوة العمل: اختلاف قدرات العاملين وخبراتهم وخلفياتهم.
5. التغيير: استجابة المنظمة للتحولات التقنية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية.
6. التمكين: صلاحيات ومعلومات ومشاركة مناسبة مع وضوح المسؤولية.
7. مشكلة الوكالة وتكاليفها: اختلاف المصالح المحتمل وما يتبعه من متابعة ورقابة.

التمكين لا يعني ترك العمل بلا رقابة. والجودة ليست مجرد زيادة العدد؛ والإنتاجية علاقة الناتج بالموارد المستخدمة.

٢٥السلسلة الجامعة للفصل

حاجة جماعية ← هدف ← موارد ← وظائف الإدارة ← نتائج ← تغذية راجعة وتعديل.

الكفاءة: حسن استخدام الموارد. الفعالية: بلوغ الهدف. والإدارة الناجحة تسعى إلى الجمع بينهما.